Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ định cư Mỹ, chắc chắn sẽ nghe nhắc đến National Visa Center (NVC). Đây là “trạm trung chuyển” cực kỳ quan trọng giữa giai đoạn USCIS đã chấp thuận đơn bảo lãnh và Lãnh sự quán/Đại sứ quán xếp lịch phỏng vấn. Hiểu rõ national visa center là gì, NVC làm những việc cụ thể nào, thứ tự các bước trên CEAC, cách theo dõi timeframes và lịch xếp phỏng vấn… sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh sai sót đáng tiếc.

Trong bài viết này, IC – Di Trú Quốc Tịch – sẽ giải thích mạch lạc mọi thứ bạn cần: định nghĩa NVC, ai đi qua NVC và ai không, quy trình 6 bước từ khi nhận “Welcome Letter” đến khi được xếp lịch, cách liên hệ đúng kênh, quy tắc 1 năm theo INA 203(g), các lỗi phổ biến khiến hồ sơ chậm, và những lưu ý riêng cho đương đơn tại Việt Nam. Đây là hướng dẫn thực tế dựa trên kinh nghiệm xử lý hồ sơ và các nguồn chính thức của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ.

National Visa Center (NVC) là gì?

NVC là đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (Bureau of Consular Affairs) đặt tại Portsmouth, New Hampshire. Sau khi USCIS phê duyệt đơn bảo lãnh (I-130/I-140…), USCIS chuyển hồ sơ sang NVC để thu phí, nhận mẫu đơn online, thu thập hồ sơ dân sự và bảo trợ tài chính, giữ hồ sơ cho đến khi Lãnh sự/Đại sứ quán có chỗ phỏng vấn. Nói ngắn gọn, NVC tiền xử lý hồ sơ để viên chức Lãnh sự có thể xem xét khi bạn bước vào vòng phỏng vấn.

Phân biệt nhanh:
• USCIS: xét duyệt đơn bảo lãnh/đơn di trú tại Hoa Kỳ.
• NVC: tiền xử lý hồ sơ định cư, thu phí, nhận tài liệu, chuẩn hóa hồ sơ.
• ĐSQ/LSQ: phỏng vấn và ra quyết định cấp/không cấp thị thực.

Ngoài chức năng tiền xử lý, NVC còn phối hợp xếp lịch phỏng vấn mỗi tháng cho nhiều cơ quan lãnh sự, tùy theo năng lực tiếp nhận từng nơi.

Những hồ sơ nào đi qua NVC? Ai không đi qua NVC?

• Đi qua NVC: phần lớn diện định cư xử lý ngoài Hoa Kỳ (IR/CR, F1–F4, EB…) sẽ đi qua NVC trước khi phỏng vấn.
  
• K-1/K-3: NVC cấp số hồ sơ và chuyển tiếp sang cơ quan lãnh sự; không áp dụng bộ quy trình CEAC đầy đủ như hồ sơ định cư điển hình.
  
• Không qua NVC: nếu bạn đang ở Mỹ và chọn Adjustment of Status (AOS), bạn làm việc trực tiếp với USCIS, không qua NVC.
  

Quy trình làm việc với NVC trên CEAC: 6 bước mạch lạc

Lưu ý: bạn theo dõi và thao tác hồ sơ qua CEAC (Consular Electronic Application Center).

Tham khảo: XỬ LÝ SÁU BƯỚC TẠI NVC LÀ GÌ?

1) Nhận “Welcome Letter” & tạo/cập nhật hồ sơ CEAC

Sau khi NVC tạo Case Number, bạn nhận “Welcome Letter” (thường qua email). Bạn đăng nhập CEAC để xem yêu cầu, thanh toán phí, điền đơn và upload tài liệu.

2) Thanh toán phí (AOS Fee & IV Fee)

Bạn cần thanh toán phí bảo trợ tài chính (AOS fee) và phí thị thực định cư (IV fee) trước khi hoàn tất các bước còn lại. Việc thanh toán thực hiện online trên CEAC. Mẹo nhỏ: chờ trạng thái “PAID” hiển thị rõ ràng rồi hãy sang bước kế tiếp để tránh lỗi hệ thống.

3) Điền DS-260 – Immigrant Visa Application

Đây là mẫu đơn thị thực định cư online. Bạn phải điền trung thực, trùng khớp thông tin hộ chiếu/hồ sơ dân sự. Kết thúc, lưu/print trang xác nhận để mang đi phỏng vấn.

4) Thu thập & upload tài liệu dân sự + I-864 (bảo trợ tài chính)

Bạn chuẩn bị và tải lên các giấy tờ: hộ chiếu, khai sinh, hôn thú/ly hôn, lý lịch tư pháp, hình thẻ theo chuẩn, cùng I-864 và bằng chứng thu nhập. Khi visa bulletin của bạn chưa “current”, bạn vẫn nên hoàn thiện toàn bộ hồ sơ để chờ NVC rà soát.

5) NVC review & trạng thái Documentarily Complete/Qualified (DQ)

Khi NVC xác nhận bạn đã nộp đủ và đúng tài liệu, hồ sơ chuyển sang trạng thái documentarily complete/documentarily qualified (gọi tắt là DQ). Từ mốc này, bạn xếp hàng chờ lịch phỏng vấn theo năng lực từng cơ quan lãnh sự và (nếu thuộc diện bị giới hạn số lượng) theo thứ tự priority date đã “current”.

6) Xếp lịch phỏng vấn & chuẩn bị trước buổi phỏng vấn

NVC phối hợp với các cơ quan lãnh sự để lấp đầy các suất phỏng vấn hàng tháng theo nguyên tắc first-in, first-out (trước nộp trước xếp trước, trong cùng điều kiện). Khi có lịch, NVC gửi Appointment Letter cho bạn/người bảo lãnh/luật sư. Sau đó, bạn đặt khám sức khỏe và chuẩn bị mọi giấy tờ theo hướng dẫn trước ngày phỏng vấn.

Tham khảo: Cách đặt lịch phỏng vấn visa Mỹ chuẩn – Cập nhật 2025

Thời gian xử lý: xem ở đâu và hiểu thế nào cho đúng?

NVC Timeframes (cập nhật hàng tuần)

Trang NVC Timeframes cho biết:

• Đến ngày nào NVC đang tạo case từ USCIS;
  
• Đến ngày nào NVC đang review hồ sơ;
  
• Khi nào nên gửi hỏi nếu đã quá thời điểm hiển thị mà vẫn chưa có phản hồi.
  Thông tin thường được cập nhật hàng tuần.
  

IV Scheduling Status Tool (cập nhật hàng tháng)

Đây là công cụ rất hữu ích để bạn ước lượng khi nào có thể được xếp lịch phỏng vấn. Bạn chỉ cần:

1. Chọn loại visa (IR/CR, Family Preference, Employment-Based);
   
2. Chọn ĐSQ/LSQ nơi sẽ phỏng vấn;
   
3. So sánh tháng/năm hồ sơ của bạn đạt DQ với tháng/năm công cụ đang xếp lịch cho cơ quan lãnh sự đó.
   Công cụ này cập nhật hàng tháng và phụ thuộc vào mốc DQ của bạn.
   

Thực tế: NVC xếp lịch theo năng lực tiếp nhận của từng cơ quan lãnh sự; có nơi mở nhiều suất mỗi tháng, có nơi ít. Điều này giải thích vì sao hai hồ sơ DQ gần nhau nhưng ở khác cơ quan lãnh sự lại được gọi phỏng vấn không cùng thời điểm.

Cách liên hệ NVC đúng kênh để được hỗ trợ

• Ưu tiên NVC Navigator và Public Inquiry Form để hỏi – đề nghị hỗ trợ. Tránh gửi trùng lặp vì sẽ làm chậm phản hồi.
  
• Chỉ nên liên hệ khi đã vượt mốc hiển thị trên NVC Timeframes hoặc có vấn đề kỹ thuật.
  
• NVC sẽ giữ hồ sơ cho đến khi có lịch phỏng vấn, và sẽ thông báo cho bạn/người bảo lãnh/đại diện khi lịch được xếp.
  

Quy tắc một năm phải phản hồi (INA 203(g)) – cực quan trọng!

Theo INA 203(g), nếu sau khi được thông báo thị thực sẵn có mà bạn không nộp đơn xin thị thực trong 1 năm, Bộ Ngoại giao có thể chấm dứt (terminate) hồ sơ. Trường hợp có lý do ngoài tầm kiểm soát, bạn có thể xin khôi phục trong vòng 2 năm kể từ ngày thông báo. Đây là quy tắc pháp lý mà nhiều đương đơn không để ý.

Các lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị chậm/nhận “checklist”

Dựa trên kinh nghiệm xử lý và hướng dẫn chính thức, những lỗi sau xuất hiện khá thường xuyên:

1. Tài liệu không đúng chuẩn (thiếu bản dịch, thiếu chứng thực, file mờ/nhòe, tên không khớp hộ chiếu).
   
2. Ảnh không đạt chuẩn (kích thước, nền, thời hạn ảnh…).
   
3. I-864 sai: chọn nhầm biểu mẫu, thiếu bằng chứng thu nhập, quên I-864A cho thành viên hộ gia đình hỗ trợ, không cộng đủ thu nhập năm hiện tại.
   
4. DS-260 khai chưa chính xác (địa chỉ, lịch sử lưu trú, công việc) → khi đối chiếu tại phỏng vấn dễ phát sinh câu hỏi/221(g).
   
5. Upload sai thứ tự hoặc thiếu tài liệu quốc gia-cụ thể theo yêu cầu “Document Finder”.
   
6. Gửi inquiry trùng khi hồ sơ vẫn trong mốc timeframes → có thể làm chậm xử lý hơn.
   

Lưu ý riêng cho đương đơn tại Việt Nam

• Phần lớn hồ sơ định cư Việt Nam phỏng vấn tại Lãnh sự quán Hoa Kỳ TP.HCM. Bạn cần theo dõi Visa Bulletin hàng tháng để biết priority date của mình đã “current” chưa (đối với diện bị giới hạn số lượng). Đồng thời, hãy hoàn thiện hồ sơ CEAC sớm để sẵn sàng đạt DQ.
  
• Sau khi có Appointment Letter, hãy đặt khám sức khỏe tại cơ sở được chỉ định và in thư mời, trang xác nhận DS-260, ảnh chuẩn… để mang theo phỏng vấn.
  

Checklist tài liệu nộp qua CEAC (tóm tắt, có thể thay đổi tùy trường hợp)

• DS-260 (xác nhận in giấy)
  
• Hộ chiếu còn hạn
  
• Khai sinh, hôn thú/ly hôn, giấy tờ con cái nếu có
  
• Lý lịch tư pháp
  
• Ảnh đúng chuẩn
  
• I-864 + bằng chứng thu nhập (tờ khai thuế, W-2/1099, thư xác nhận việc làm, sao kê ngân hàng nếu cần)
  
• Tài liệu quốc gia-cụ thể theo yêu cầu (ví dụ: giấy quân đội, đổi tên…)
  

Lời kết

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã hiểu rõ national visa center là gì, NVC đang làm gì với hồ sơ của mình và cần làm gì tiếp theo trên CEAC. Tóm gọn lại:

• NVC là khâu tiền xử lý bắt buộc đối với hồ sơ consular processing: thu phí, nhận DS-260, I-864 và tài liệu dân sự, xác nhận DQ rồi giữ hồ sơ cho đến khi có lịch phỏng vấn.
  
• Hãy theo dõi NVC Timeframes (tuần) và IV Scheduling Status Tool (tháng) để tự ước lượng tiến độ, tránh sốt ruột không cần thiết.
  
• Đừng quên quy tắc INA 203(g): sau khi được thông báo visa sẵn có, nếu không nộp đơn trong vòng 1 năm có thể bị chấm dứt hồ sơ; có thể xin khôi phục trong 2 năm nếu có lý do ngoài tầm kiểm soát.
  

IC – Di Trú Quốc Tịch luôn đồng hành cùng bạn trong suốt chặng đường này: từ kiểm checklist, soát lỗi DS-260/I-864, chuẩn hóa tài liệu quốc gia-cụ thể, đến theo dõi DQ và chuẩn bị phỏng vấn. Nếu bạn cần chúng tôi đọc bộ hồ sơ hiện tại, đề xuất sửa sai để rút ngắn thời gian, hoặc đơn giản là giải đáp thắc mắc về tiến trình NVC, cứ nhắn cho chúng tôi – bạn không phải đi một mình đâu!

LIÊN HỆ
Công ty Immigration Citizenship – Di Trú Quốc Tịch
Điện thoại: 0915 38 2112
Website: ditruquoctich.com
Địa chỉ: Lầu 5, Tòa nhà Master, 155 Hai Bà Trưng, P. Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh

>> Đọc thêm:
Tuổi CSPA: Liệu con có “quá tuổi” trong hồ sơ bảo lãnh đi Mỹ
Phỏng vấn visa Mỹ bằng tiếng gì? Quy định & cách chọn ngôn ngữ
Từ 2/9, trẻ em và người lớn tuổi vẫn phải phỏng vấn visa Mỹ